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Un bureau rangé continuellement, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme disposer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de méthodes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à sortir plusieurs documents, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien mettre de coté le tout lorsque la prestation est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques phases tout d’abord pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inefficace de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à parler à part ).
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être demandées : soit une copie intégrale qui intègre, en plus des informations indispensables, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la nationalité française ; soit un extrait d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les conditions en ce qui concerne les parents ou enfin un extrait d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
tous ceux qui ont l’habitude de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires cauchemars envisagés est de gaspiller ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont la coutume de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes continuent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : toutefois, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de papiers à garder diminue d’année en année !
Idéalement, il convient de effectuer un archivage de certains documents au peu une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés rigoureusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il convient de lancer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en précision : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( tous les mois, et ensuite par année ). Cela permet de faire facilement la différence entre les documents plus récents et plus anciens.
Lorsque les courriers arrivent, il est decisif d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à lire immédiatement, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour ranger les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se perdre immédiatement des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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