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Un bureau rangé en permanence, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme placer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de recettes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à vous en sortir plusieurs documents, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de correctement classer le tout lorsque la prestation est terminée. Mais pour cela, il faut passer par quelques phases tout d’abord pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inutile de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à traiter à part ).
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont identiques pour la totalité des nationalités. il faut prendre contact avec la mairie du lieu de décès. pour cela il existe le service des actes civils en ligne. au moment où décès a lieu à l’étranger et que le défunt était français, il est recommandé d’adresser une lettre à l’État civil ou de se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est défunt hors de france, il faut joindre l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le travail de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des dossiers importants.
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus expédier de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas forcément utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour garder vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Idéalement, il convient de effectuer un archivage de certains papiers au minimum une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de manière complète ou par date ( mensuellement, puis par année ). Cela permet de faire facilement la distinction entre les papiers plus récents et plus anciens.
Trier et assurer ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasiment ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « relativement » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos documents au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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